¿Qué es la Toma de Inventario en una farmacia?
La Toma de Inventario en una farmacia es el proceso de verificación y registro del stock de productos farmacéuticos y otros artículos disponibles en el establecimiento. Consiste en comparar las cantidades físicas con los registros digitales dentro del sistema de gestión de la farmacia para identificar diferencias, prevenir pérdidas y garantizar un abastecimiento adecuado.
Existen diferentes tipos de toma de inventario:
- Inventario general: Se realiza en un periodo determinado para revisar el total del stock.
- Inventario rotativo: Se ejecuta en ciclos continuos o solicitud del Director Técnico, revisando grupos de productos según su categoría o valor.
- Inventario por muestreo: Se lleva a cabo con una selección parcial de productos para detectar errores en el sistema de control.
¿Cuántas veces se suele hacer la Toma de Inventario en un año?
La frecuencia de la Toma de Inventario para farmacias en Perú varía según la regulación interna de cada farmacia y las normativas vigentes. Sin embargo, algunas recomendaciones generales son:
- Inventario general: Al menos una vez al año, comúnmente al cierre del ejercicio contable.
- Inventario rotativo: De manera mensual o trimestral, dependiendo del volumen de productos.
- Inventario de medicamentos controlados: Según las disposiciones de DIGEMID, se debe realizar con mayor frecuencia.
Una Toma de Inventario bien planificada y con las herramientas adecuadas que permitan agilizar este proceso, permite reducir errores, asegurar la disponibilidad de medicamentos esenciales y reducir pérdidas dentro de la farmacia.
¿Por qué es necesario hacer Toma de Inventario de manera periódica?
Realizar inventarios periódicos en la farmacia es clave para:
- Prevenir desabastecimientos y sobrestocks: Evita la pérdida de ventas y la acumulación innecesaria de productos.
- Cumplir con normativas sanitarias: Garantiza la transparencia en la dispensación y el almacenamiento de medicamentos.
- Detectar productos vencidos o deteriorados: Minimiza el riesgo de dispensación de medicamentos en mal estado.
Reducir pérdidas por robos o errores de registro: Mejora la seguridad y control del inventario.
¿Qué estrategias se recomienda usar para optimizar la gestión de inventarios?
Para mejorar el control y la eficiencia del inventario en farmacias, se pueden implementar las siguientes estrategias:
- Análisis ABC: Clasificar los productos según su rotación y valor para priorizar su control.
- Justo a tiempo (JIT): Mantener un stock mínimo para reducir costos de almacenamiento sin comprometer la disponibilidad.
- Uso de un correcto modelo de gestión: configurar herramientas digitales que automaticen el seguimiento y regularización de diferencias entre el stock físico y digital.
- Alertas de stock mínimo: Configurar notificaciones para realizar reposiciones oportunas.
- Control de fechas de vencimiento: Organizar los productos bajo el método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) para minimizar pérdidas.
¿Cómo se puede agilizar la toma de inventario en términos de tiempo y capital humano?
Para optimizar el tiempo y los recursos destinados a la toma de inventario, se recomienda:
- Implementar códigos de barras o RFID: Agiliza la lectura y reducción de errores humanos.
- Realizar inventarios cíclicos: En lugar de una revisión masiva, hacer conteos segmentados de manera constante.
- Capacitar al personal: Asegurar que los colaboradores conozcan los procedimientos y herramientas utilizadas para sacarles el máximo provecho.
- Asignar responsabilidades específicas: Dividir el trabajo en secciones para mayor eficiencia.
¿Qué reportes son necesarios presentar en la normativa peruana?
En el Perú, la Toma de Inventario en farmacias está regulada por la DIGEMID y las Direcciones de Redes Integradas de Salud (DIRIS). Algunos de los reportes obligatorios incluyen:
- Reporte de medicamentos controlados: registro detallado de la dispensación y stock de sustancias sujetas a fiscalización.
- Informes de stock a DIGEMID: para verificar que los productos cumplen con las regulaciones sanitarias.
- Reporte de vencimientos y caducidades: para asegurar el retiro oportuno de productos vencidos.
- Inventario de productos en boticas y farmacias: para garantizar la transparencia en la comercialización de medicamentos.
- Reporte de medicamentos genéricos: para garantizar un stock mínimo del 30% de medicamentos esenciales genéricos, ya que como sabemos, según la Ley N° 32033 las farmacias privadas deben mantener ese porcentaje mínimo en su stock de medicamentos genéricos
Cumplir con estas obligaciones no solo evita sanciones, sino que también mejora la gestión interna de la farmacia.
Herramientas de gestión de inventarios y Tigfarma
Si ya nos conoces, sabes que Tigfarma cuenta con un equipo directivo con más de 30 años de experiencia en la gestión farmacéutica y clínica en el Perú. Entendemos que la Toma de Inventario debe ser oportuna y ágil para evitar mermas, pérdidas y optimizar el espacio en el almacén.
Es por eso que nuestro Módulo de Toma de Inventario de Tigfarma está diseñado para agilizar y hacer más preciso el proceso de toma de inventario periódicamente en farmacias.
Nuestro sistema permite crear inventarios, realizar conteos físicos y gestionar discrepancias entre el stock físico y digital. A través de un flujo claro con estados de inventario como «Generado», «Inventariado» y «Aprobado», se asegura la exactitud del inventario.
Además, nuestro módulo especializado para el Control de la Toma de Inventarios, cuenta con la Contabilización de Diferencias, donde se revisan y aprueban discrepancias, garantizando que el stock refleje la realidad física y se mantenga siempre actualizado.
Gracias a Tigfarma, la toma de inventario deja de ser un proceso tedioso y se convierte en una herramienta estratégica para mejorar la rentabilidad y la gestión del stock en farmacias de todo el país.
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