¿Qué es la gestión farmacéutica y por qué es clave para una farmacia exitosa?
Cuando hablamos de gestión farmacéutica en el Perú, no nos referimos solo a tener los medicamentos bien acomodados o cumplir con los requisitos del MINSA. Se trata de organizar todos los procesos que suceden dentro de una farmacia para que funcionen de manera eficiente, segura y rentable.
Una buena gestión de farmacias abarca:
- El control del inventario farmacéutico (saber qué entra, qué sale, cuánto stock queda y qué productos están por caducar).
- La dispensación de medicamentos correcta (siguiendo las normas y con trazabilidad).
- La facturación electrónica para farmacias clara y sin errores.
- El cumplimiento de los protocolos de almacenamiento de medicamentos y conservación.
- Y, sobre todo, la toma de decisiones basada en datos reales, no en suposiciones.
¿Y por qué es tan importante?
Porque una farmacia desordenada o con mala gestión:
- Pierde dinero por productos vencidos o sin rotación.
- No cumple con las normas sanitarias y puede ser sancionada.
- Da una mala experiencia al cliente y pierde confianza.
- Y lo más grave: puede comprometer la seguridad del paciente y afectar la calidad del servicio.
Las Buenas Prácticas que exige el MINSA para farmacias en Perú
En el Perú, el Ministerio de Salud (MINSA) ha establecido el Manual de Buenas Prácticas de Oficina Farmacéutica (BPOF). Este documento agrupa cinco certificaciones obligatorias que toda farmacia, botica o establecimiento farmacéutico debe conocer y aplicar:
Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA)
Establecen cómo debe ser el espacio físico de almacenamiento para conservar la calidad de los productos:
- Temperatura y humedad controladas.
- Organización por fechas de vencimiento.
- Prevención de contaminaciones cruzadas.
Un mal almacenamiento puede arruinar un buen inventario.
Buenas Prácticas de Dispensación (BPD)
Regulan cómo se deben entregar los medicamentos al público. Esto incluye:
- Verificar recetas.
- Dar información clara al paciente.
- Asegurar la entrega en envases adecuados y en condiciones óptimas.
Buenas Prácticas de Farmacovigilancia (BPFV)
Establecen los lineamientos para reportar, monitorear y actuar frente a reacciones adversas o problemas relacionados con medicamentos. Toda farmacia debe contar con procedimientos para detectar y reportar estos casos ante las autoridades.
Buenas Prácticas de Distribución y Transporte (BPDyT)
Aseguran que los productos farmacéuticos lleguen a su destino sin haber comprometido su calidad. Esto aplica sobre todo a droguerías o establecimientos que hacen reparto a domicilio:
- Condiciones adecuadas durante el transporte.
- Control de la cadena de frío.
- Documentación y trazabilidad.
Buenas Prácticas de Seguimiento Farmacoterapéutico (BPSFT)
Promueven el acompañamiento del paciente en el uso adecuado de sus medicamentos, especialmente en tratamientos crónicos. Incluyen la revisión de la terapia, identificación de problemas y mejora de la adherencia.
¿Y qué pasa si no cumples con estas prácticas?
- Inspecciones sanitarias con posibles sanciones.
- Pérdida de confianza por parte de los clientes.
- Riesgos para la salud pública.
Recuerda que aplicar estas buenas prácticas no solo es una obligación legal, es una forma de profesionalizar tu farmacia y mejorar su rendimiento.
Errores comunes en la gestión de farmacias (y cómo evitarlos)
Incluso las farmacias con buena intención pueden caer en errores que afectan tanto la operación como la imagen del negocio. Conocer estos fallos permite detectar áreas de mejora y actuar para prevenir consecuencias negativas. A continuación, presentamos algunos de los errores más comunes y cómo evitarlos:
Desorganización en el control del inventario
- Error: Falta de seguimiento en la entrada y salida de productos.
- Solución: Implementa un sistema de inventario digital para farmacias que registre automáticamente cada movimiento y te alerte cuando un producto se acerque a su vencimiento o llegue al stock mínimo.
Almacenamiento inadecuado
- Error: No cumplir con las condiciones recomendadas de conservación.
- Solución: Revisa periódicamente las condiciones del almacén, organiza los productos por lotes y vencimientos, y asegúrate de cumplir con las BPA establecidas por el MINSA.
Procesos de dispensación deficientes
- Error: Entregar medicamentos sin validar recetas o sin brindar información.
- Solución: Capacita al personal en Buenas Prácticas de Dispensación (BPD) y estandariza el proceso usando una plataforma que guíe cada paso con seguridad.
Falta de capacitación del personal
- Error: El equipo no está al día con normativas ni procedimientos.
- Solución: Establece un plan de formación continua. El conocimiento del equipo es tan valioso como el stock que tienes en vitrina.
No utilizar herramientas digitales para la gestión
- Error: Llevar todo a mano o en Excel, lo cual genera errores e ineficiencias.
- Solución: Digitaliza tu farmacia con una solución integral como Tigfarma, que te ayuda a cumplir con las normativas del MINSA, reducir errores y tomar decisiones informadas.
¿Cómo saber si estoy gestionando bien mi farmacia?
Una farmacia bien gestionada no solo se ve ordenada por fuera, también se mide por dentro. ¿Cómo saber si realmente estás tomando buenas decisiones? ¿Cómo saber si tus esfuerzos están dando resultado?
La respuesta está en los indicadores de gestión. Son métricas que te permiten monitorear el estado real de tu farmacia y detectar a tiempo cualquier desviación. Aquí te presentamos los más importantes:
Rotación de stock
- ¿Qué mide? Cuánto tiempo en promedio tarda un producto en venderse desde que lo compras.
- ¿Por qué importa? Si tus productos se quedan estancados, ocupan espacio y corren el riesgo de vencerse.
- ¿Cómo mejorarlo? Analiza tu historial de ventas y ajusta tus compras según la demanda real con tus proveedores.
Productos vencidos al mes
- ¿Qué mide? El valor o cantidad de productos que caducan sin venderse.
- ¿Por qué importa? Es dinero perdido y una alerta de mala planificación o mal almacenamiento.
- ¿Cómo mejorarlo? Implementa alertas de vencimiento y prioriza la salida de productos con fechas próximas.
Stock mínimo y máximos definidos
- ¿Qué mide? La cantidad que debes manejar como mínimo y como máximo para no perderte oportunidades de venta.
- ¿Por qué importa? Te ayuda a no quedarte sin lo que más se vende ni a saturar tu almacén.
- ¿Cómo mejorarlo? Usa un sistema que te alerte cuando llegues al mínimo y te ayude a planificar tus pedidos.
Margen promedio de rentabilidad
- ¿Qué mide? Cuánto estás ganando realmente por cada venta.
- ¿Por qué importa? Vender mucho no siempre es igual a ganar mucho.
- ¿Cómo mejorarlo? Analiza tus márgenes por categoría de producto y enfócate en los más rentables.
Monitorear estos indicadores te permite tomar decisiones basadas en datos reales y no en tu intuición o en conversaciones con colegas. Si no los estás midiendo hoy, probablemente estás perdiendo parte de tu capital.
Aplicar las Buenas Prácticas del MINSA no es solo cumplir con una norma: es asegurar que tu farmacia funcione mejor, con menos errores, más control y mayor confianza de tus clientes.
No necesitas hacerlo todo a mano ni complicarte con sistemas genéricos. Con Tigfarma, puedes ordenar tu inventario, automatizar reportes y tomar decisiones con datos reales.
Una farmacia bien gestionada es más rentable y está preparada para seguir creciendo. Nuestros ejecutivos te contarán paso a paso cómo lograr que tu farmacia sea más rentable. Escríbenos por Whatsapp!